สำหรับร้านขายยา สต็อกคือเงินทุนก้อนใหญ่ที่สุดที่จับต้องได้ ถ้าของขาดก็ขายไม่ได้และเสียลูกค้า ถ้าของเกินก็เป็นเงินจมและเสี่ยงหมดอายุ การจัดการสต็อกให้ "แม่น" จึงเป็นทักษะที่ส่งผลต่อกำไรของร้านโดยตรง มากกว่าการตั้งราคาเสียอีก
ปัญหาคือร้านส่วนใหญ่ยังพึ่งความจำ การนับด้วยมือ หรือสเปรดชีตที่ไม่อัปเดตตามการขายจริง บทความนี้สรุปวิธีจัดการสต็อกร้านยาอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่ตอนรับสินค้าเข้า การตัดสต็อกอัตโนมัติที่จุดขาย การโอนระหว่างสาขา ไปจนถึงการใช้คำแนะนำจาก AI เพื่อสั่งซื้อให้พอดี
ปัญหาสต็อกที่ร้านยาเจอบ่อย
ก่อนจะแก้ ต้องเห็นปัญหาก่อน ปัญหาสต็อกของร้านยาส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดจากความขี้เกียจ แต่เกิดจากการไม่มีตัวเลขที่เชื่อถือได้ในเวลาจริง เมื่อยอดในระบบไม่ตรงกับของบนชั้น ทุกการตัดสินใจหลังจากนั้นก็ผิดตามไปหมด
- ของขาดตอนลูกค้าต้องการ ทำให้เสียยอดขายและเสียลูกค้าประจำ
- ของเกินและขายช้า กลายเป็นเงินจมและเสี่ยงหมดอายุ
- ยอดในระบบไม่ตรงกับของจริงบนชั้น เพราะไม่ได้ตัดสต็อกทันที
- ไม่รู้ต้นทุนจริงต่อหน่วยเมื่อรับของหลายล็อตหลายราคา
- หลายสาขาต่างคนต่างสั่ง ทำให้บางสาขาของล้น บางสาขาของขาด
ตัดสต็อกอัตโนมัติเมื่อขายที่ POS
หัวใจของสต็อกที่แม่นคือ ทุกครั้งที่ขาย สต็อกต้องลดทันทีโดยไม่ต้องมาคีย์ซ้ำ ในระบบ CuraLink เมื่อปิดการขายที่ POS ระบบจะตัดสต็อกและอัปเดตสต็อกอัตโนมัติ ทำให้ยอดคงเหลือตรงกับของจริงตลอดเวลา
POS รองรับการค้นหาสินค้าด้วยบาร์โค้ด รหัส หรือชื่อ เลือกแพ็ก/หน่วยย่อย แบ่งชำระหลายช่องทาง และยังขายแบบออฟไลน์แล้วซิงก์อัตโนมัติเมื่อเน็ตกลับมาได้ จุดสำคัญคือสต็อกถูกตัดจากการขายจริง ไม่ใช่จากการเดา ทำให้รายงานสต็อกและรายงานการขายเชื่อถือได้
- ตัดสต็อกและอัปเดตยอดคงเหลืออัตโนมัติทุกครั้งที่ปิดการขาย
- ค้นหาสินค้าด้วยบาร์โค้ด รหัส หรือชื่อ และเลือกแพ็ก/หน่วยย่อยได้
- ขายออฟไลน์แล้วซิงก์อัตโนมัติเมื่อเครือข่ายกลับมา
- เห็นสถานะสต็อก (มีของ สต็อกต่ำ ของหมด) บนแดชบอร์ด
รับสินค้าและผูกกับใบสั่งซื้อ
สต็อกที่แม่นเริ่มที่ "ต้นทาง" คือตอนรับสินค้าเข้าร้าน (Goods Receipt) ไม่ใช่ตอนนับสต็อกปลายเดือน เมื่อรับของจากซัพพลายเออร์ ควรบันทึกผู้จำหน่าย เลขใบกำกับ จำนวนที่รับจริงเทียบกับที่สั่ง ต้นทุนต่อหน่วย เลขล็อต วันหมดอายุ และตำแหน่งจัดเก็บของแต่ละรายการตั้งแต่ตอนนั้น
CuraLink ให้สแกนบาร์โค้ดเพื่อเพิ่มรายการรับเข้าได้รวดเร็ว และถ้าเป็นสินค้าใหม่ก็สร้างทันทีได้ สำหรับร้านที่ใช้ Procurement Hub (แพ็กเกจ Pro) ยังเปิดใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ถึงซัพพลายเออร์ แล้วผูกการรับสินค้ากลับไปที่ใบสั่งซื้อ เพื่อดูว่ารับครบหรือยัง และคุมเจ้าหนี้การค้าได้ในที่เดียว
- บันทึกซัพพลายเออร์ เลขใบกำกับ และจำนวนที่รับจริงเทียบกับที่สั่ง
- กรอกต้นทุนต่อหน่วย เลขล็อต วันหมดอายุ และตำแหน่งจัดเก็บต่อรายการ
- สแกนบาร์โค้ดเพิ่มรายการ และสร้างสินค้าใหม่ได้ทันทีหากยังไม่มีในระบบ
- เปิดใบสั่งซื้อ (PO) และผูกการรับสินค้ากลับไปที่ใบสั่งซื้อ (Procurement Hub, Pro)
โอนสต็อกระหว่างสาขา
ถ้าคุณมีหลายสาขา ปัญหาที่พบบ่อยคือสินค้าตัวเดียวกัน สาขาหนึ่งล้น อีกสาขาขาด การโอนสต็อกระหว่างสาขาช่วยให้ของหมุนเวียนไปยังที่ที่ขายดีกว่า แทนที่จะค้างจนต้องลดราคาหรือหมดอายุ
CuraLink รองรับการทำรายการโอนสต็อกระหว่างร้านโดยตรง และเก็บประวัติการเคลื่อนไหวของสต็อกทุกครั้ง ไม่ว่าจะเป็นการขาย รับเข้า ปรับปรุง หรือโอน ทำให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าของแต่ละชิ้นมาจากไหนและไปไหน
คำแนะนำการสั่งซื้อจาก Stock Intelligence
การสั่งซื้อที่พอดีคือศิลปะที่วัดได้ยากด้วยความรู้สึก สั่งน้อยไปก็ของขาด สั่งมากไปก็เงินจม ส่วน Stock Intelligence (แพ็กเกจ Pro) ช่วยตรงนี้ด้วยการดูตัวเลขจริง แล้วเสนอคำแนะนำการสั่งซื้อพร้อมจำนวนที่ควรสั่ง ให้เจ้าของร้านอนุมัติหรือปฏิเสธได้
นอกจากคำแนะนำการสั่งซื้อ Stock Intelligence ยังรวมแดชบอร์ดตัวชี้วัดสต็อก มูลค่าสต็อกค้าง สินค้าใกล้หมดอายุ และการวิเคราะห์การสูญเสีย ทำให้เจ้าของร้านตัดสินใจเรื่องการสั่งซื้อบนพื้นฐานของข้อมูล ไม่ใช่การเดา
- รับคำแนะนำการสั่งซื้อพร้อมจำนวนที่ควรสั่ง อนุมัติหรือปฏิเสธได้
- ดูมูลค่าสต็อกค้างและสินค้าใกล้หมดอายุในที่เดียว
- วิเคราะห์การสูญเสียและของเสียเพื่อปรับนโยบายการสั่งซื้อ
- กรองข้อมูลตามช่วงเวลา (30 / 90 / 365 วัน) และส่งออกได้
จัดการสต็อกค้าง (dead stock)
สต็อกค้างคือสินค้าที่ไม่เคลื่อนไหวมานาน เป็นเงินทุนที่นอนนิ่งอยู่บนชั้นโดยไม่สร้างรายได้ ปัญหาคือถ้าไม่มีระบบ ร้านมักไม่รู้ตัวจนกระทั่งของใกล้หมดอายุ
ส่วนสต็อกค้างใน Stock Intelligence ช่วยระบุสินค้าที่ขายไม่ออก บอกว่าไม่ได้ขายมากี่วันแล้ว และชี้โอกาสในการโอนไปยังสาขาที่มีความต้องการ เมื่อเห็นสต็อกค้างชัดเจน ร้านก็จัดการได้ตั้งแต่เนิ่น ๆ เช่น เร่งระบาย โอนสาขา หรือลดปริมาณการสั่งในรอบถัดไป
คำถามที่พบบ่อย
ทำไมยอดสต็อกในระบบไม่ตรงกับของจริง
สาเหตุหลักคือสต็อกไม่ได้ถูกตัดทันทีที่ขาย หรือไม่ได้บันทึกการรับเข้าและการปรับปรุงอย่างครบถ้วน เมื่อใช้ POS ที่ตัดสต็อกอัตโนมัติทุกการขายและบันทึกการรับสินค้าตั้งแต่ต้นทาง ยอดในระบบจะตรงกับของบนชั้นได้
ควรเริ่มจัดการสต็อกจากตรงไหน
เริ่มที่ต้นทางคือการรับสินค้า (Goods Receipt) บันทึกต้นทุน เลขล็อต และวันหมดอายุให้ครบ จากนั้นให้ POS ตัดสต็อกอัตโนมัติทุกการขาย เพื่อให้มีตัวเลขที่เชื่อถือได้สำหรับการสั่งซื้อรอบถัดไป
ระบบช่วยลดของขาดและของเกินได้อย่างไร
เมื่อสต็อกแม่นในเวลาจริง Stock Intelligence จะเสนอคำแนะนำการสั่งซื้อพร้อมจำนวนที่ควรสั่ง และชี้สต็อกค้างที่ควรเร่งระบายหรือโอนสาขา ทำให้สั่งของได้พอดีขึ้น ลดทั้งของขาดและของเกิน
ร้านหลายสาขาจัดการสต็อกร่วมกันได้ไหม
ได้ ระบบรองรับการโอนสต็อกระหว่างสาขาโดยตรงและเก็บประวัติการเคลื่อนไหวทุกครั้ง ทำให้ย้ายของจากสาขาที่ล้นไปสาขาที่ขาดได้ แทนที่จะปล่อยให้ค้างจนหมดอายุ
บริหารร้านยาให้ฉลาดขึ้น
POS คลังสินค้า และการทำตามมาตรฐาน ครบในแพลตฟอร์มเดียว ฟรีจนกว่าจะขายได้ 50 รายการแรก